Como melhorar a comunicação dentro da escola

DIVISÃO POR GRUPO Mari Fantoni, de Camboriú, e os murais para os professores e para as merendeiras. Foto: Sérgio Vignes

Certa vez, a diretora Firmina Viterbo Azevêdo, da EE Edvaldo Brandão Correia, na periferia de Salvador, resolveu colocar em um dos murais da escola um comunicado com o título Agenda do Diretor. A ideia era fazer com que todos soubessem o que ela estava fazendo nos vários horários - uma maneira de dar um pouco mais de transparência à sua gestão. No começo, alguns estranharam e queriam saber se teriam de participar de alguma das atividades ou se haveria mudanças na rotina escolar por causa delas. A boa iniciativa pegou todos de surpresa porque faltava à instituição uma cultura de comunicação interna, em que as várias equipes trocam informações com o objetivo de valorizar o diálogo e fortalecer o espírito de grupo. Um bom termômetro de que há ruído na comunicação é quando frases como "ninguém me avisou dessa reunião" se tornam comuns por parte dos funcionários e "eles não se interessam em ler o que divulgamos" vira uma queixa frequente dos membros da equipe gestora. Para criar uma cultura favorável à comunicação, o gestor deve fazer da troca de informações uma rotina, mostrando às pessoas que com ele trabalham que o conhecimento sobre as diversas atividades que acontecem na escola favorece a criação de um bom clima institucional. E isso só se consegue com trabalho permanente (leia o passo a passo no projeto institucional). Uma maneira de iniciar esse processo é contar com a ajuda de representantes de cada segmento (um dos servidores administrativos, outro das merendeiras, um ou dois dos docentes etc.). Eles terão a função de levar as informações aos pares e também trazer tudo o que acontece por lá para ser disseminado na escola. "A gestão sai ganhando muito quando cada setor tem uma pessoa responsável pelo fluxo dos informes. Isso porque há mais chances de entender um assunto quando ele é transmitido por alguém mais próximo", explica Marlene Marchiori, professora do Departamento de Comunicação da Universidade Estadual de Londrina (UEL).


O objetivo da mensagem determina a escolha do veículo
Ao iniciar o projeto de comunicação interna, um primeiro ponto a observar é o veículo utilizado. De nada adianta divulgar em conversas de corredor uma reunião cuja presença é obrigatória. A importância do que se vai comunicar é que determina o meio. A diretora Mari Inês Fantoni, do CAIC Jovem Ailor Loterio, em Camboriú, a 85 quilômetros de Florianópolis, conta que, quando o assunto é importante, ela passa uma lista com o comunicado e pede que todos assinem, confirmando a leitura. Foi o que ela fez recentemente para divulgar um encontro que não estava na agenda e no qual seria discutida a concessão de um espaço físico na escola para o centro comunitário. "Alguns professores eram contra e outros a favor. Todos precisavam ser avisados para garantir que as várias posições fossem defendidas. Ninguém poderia dizer que não foi avisado", lembra Mari. Um dos recursos mais utilizados pela escola para divulgar notícias e trabalhos realizados é o mural, que deve ter seu conteúdo renovado periodicamente. É aconselhável determinar uma frequência para sua atualização - pode ser todo dia ou uma vez por semana. Assim, as pessoas criam o hábito da leitura daquele espaço. Mas isso não impede que, quando haja a necessidade, se coloquem uma nova mensagem e um aviso maior chamando a atenção para a novidade. Mari Inês Fantoni, de Camboriú, usa fotos ou recortes e divide o mural por setores - um para o pessoal de serviços de apoio, outro para os professores etc. - e os coloca em pontos estratégicos - o das merendeiras ao lado da cozinha, por exemplo. Esses procedimentos ajudam o leitor a localizar os temas de seu interesse.


Para divulgar assuntos importantes, vale organizar reuniões
A reunião em si é uma ferramenta fundamental na comunicacão interna. Bastante eficiente para difundir assuntos importantes, ela permite que todos os presentes debatam, exponham suas opiniões e se posicionem. "Algumas podem ser colocadas na rotina da escola - como as de formação e as de equipe -, o que faz com que as pessoas saibam que naquele dia e horário têm um compromisso", afirma Alice Happ Botler, professora do Centro de Educação da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). Além disso, é preciso haver uma condução eficiente dos trabalhos, garantindo uma linguagem clara nas exposições, a participação dos presentes, a conclusão e o registro do que foi discutido e o encaminhamento das ações seguintes para que a reunião não acabe no vazio. Outro ponto a receber atenção é o texto utilizado nos comunicados. Uma mensagem bem feita é aquela que é entendida pelo público-alvo. E, por mais simples que possa parecer, um texto de fácil compreensão é difícil de fazer. Uma linguagem confusa e rebuscada só provoca ruídos na comunicação. O grau de formalidade do texto vai depender do assunto - a convocação feita pela direção da escola para que os professores compareçam a uma reunião com representantes da Secretaria de Educação tende a ser mais sóbria do que o convite para o jogo final de um campeonato interno, por exemplo. Se a escola tiver computadores com acesso à internet, o e-mail é um meio prático e rápido para divulgar informações. Firmina Azevêdo, de Salvador, seguiu os passos para instalar uma comunicação interna eficiente e agora, quando não avisa onde está e o que está fazendo, é cobrada: "Outro dia, uma colega me ligou no domingo perguntando por que eu ainda não havia enviado a agenda da semana". No início do ano, ela criou um grupo de e-mail com os 86 docentes da instituição e agora manda tudo pela internet, inclusive a Agenda do Diretor. Ela ainda coloca mensagens nos murais e afirma que já percebeu que um dos efeitos de uma gestão mais transparente é a participação: "Agora, professores e funcionários sabem de tudo que acontece na escola".

Fonte: Revista Nova Escola- Ed.008-Junho/julho de 2010/Texto: Verônica Fraidenraich